Kontakte
Das Kontakte-Dashboard ist die zentrale Stelle, an der alle Kontakte gespeichert, eingesehen und verwaltet werden. Es bietet Transparenz über Kunden- und Lieferantendaten sowie Werkzeuge zum effizienten Filtern, Bearbeiten und Organisieren.
Zentrale Komponenten
- Kontakttabelle
- Zeigt alle Kontakte mit wichtigen Details wie Name, Kontaktart, Hauptkontakt, E-Mail, Telefon, Land und Kontaktgruppe
- Filter und Suche
- Jede Spalte enthält Filteroptionen, um bestimmte Kontakte schnell zu finden.
- Segmentierungs-Tabs
- All - Zeigt alle Kontakte
- Suppliers - Zeigt nur Lieferantenkontakte
- Customers - Zeigt nur Kundenkontakte
- Aktionen
- + Add Contact - Neuen Kontakt erstellen
- Bulk Select & Delete - Einen oder mehrere Kontakte löschen
- Pagination Controls - Durch große Datenmengen navigieren
Bewährte Vorgehensweisen
- Verwende Filter und Segmentierung statt langer Listen manuell zu durchsuchen
- Halte die Kontaktliste sauber und aktuell
- Vermeide Duplikate, indem du vor dem Anlegen nach bestehenden Kontakten suchst
Neuen Kontakt erstellen
Das New Contact Form ermöglicht das Anlegen und Speichern neuer Kontaktdatensätze, einschließlich Firmen-/Personendaten, Adressen und Kommunikationsinformationen.
Schritte
- Navigiere zu Contacts
- Klicke auf + Add Contact
- Fülle General Information aus
- Wähle Contact Type (Customer oder Supplier)
- Gib Contact Name ein
- Wähle oder erstelle eine Contact Group
- Trage Primary Contact Details ein
- Fülle Shipping Address aus
- (Optional) Aktiviere Same as shipping address für die Rechnungsadresse
- (Optional) Ergänze Tax Information
- (Optional) Ergänze Secondary Contact Details
- Klicke auf Create
Bewährte Vorgehensweisen
- Nutze konsistente Benennungen für bessere Suche
- Verwende bestehende Kontaktgruppen nach Möglichkeit wieder
- Fülle nur notwendige Felder aus, um Datensätze schlank zu halten
- Stelle mindestens einen gültigen Kontaktweg sicher (E-Mail oder Telefon)
Kontaktgruppen
Contact Groups dienen zur Kategorisierung von Kontakten für bessere Organisation und Filterung.
Schritte
- Klicke auf das Dropdown Contact Group
- Wähle eine bestehende Gruppe
- Um eine neue Gruppe zu erstellen:
- Neuen Namen eingeben
- Auf Add new contact group klicken
- Neue Kategorie eingeben
- Mit dem Häkchen bestätigen
Bewährte Vorgehensweisen
- Halte Gruppennamen standardisiert und aussagekräftig
- Vermeide doppelte oder sehr ähnliche Gruppennamen
- Nutze Gruppen für klare Segmentierung (z. B. Unternehmen, Einzelperson, Distributor)
Kontakte anzeigen
Die View Contact Page zeigt alle gespeicherten Informationen zu einem ausgewählten Kontakt in einer strukturierten, schreibgeschützten Ansicht.
Schritte
- Navigiere zu Contacts
- Klicke auf einen Contact Name
- Prüfe die Kontaktinformationen in den Bereichen:
- General Information
- Primary Contact Details
- Address
- Tax Information
- Secondary Contact Details
Bewährte Vorgehensweisen
- Nutze diese Ansicht, um Informationen vor Änderungen schnell zu prüfen
- Prüfe alle Bereiche auf Vollständigkeit und Korrektheit
Kontakt bearbeiten
Mit der Funktion Edit Contact können bestehende Kontaktdaten aktualisiert werden.
Schritte
- Öffne einen Kontakt aus der Liste
- Klicke auf Edit
- Aktualisiere die erforderlichen Felder
- Klicke auf Save
Bewährte Vorgehensweisen
- Prüfe kritische Felder wie E-Mail und Telefon vor dem Speichern
- Vermeide unnötige Änderungen, um Inkonsistenzen zu verhindern
- Halte Adress- und Steuerdaten für den operativen Einsatz korrekt
Kontakte löschen
Die Funktion Delete Contact entfernt ausgewählte Kontakte dauerhaft aus dem System.
Schritte
- Wähle einen oder mehrere Kontakte in der Tabelle aus
- Klicke auf das Trash/Delete-Symbol oben rechts in der Tabelle
- Bestätige das Löschen im Modal
Bewährte Vorgehensweisen
- Prüfe ausgewählte Kontakte vor dem Löschen sorgfältig
- Vermeide das Löschen aktiver oder häufig genutzter Kontakte
- Nutze das Löschen sparsam, da die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann